المداخل الخفية في نجاح أداء المنظمات-إدارة الاجتماعات- في معالجة علمية

 المداخل الخفية في نجاح أداء المنظمات-إدارة الاجتماعات- في معالجة علمية

د.سماح بلعيد/جامعة الشاذلي بن جديد، الطارف،الجزائر

مقال نشر في مجلة جيل العلوم الانسانية والاجتماعية العدد 39 الصفحة 9.

    ملخص:

يمثل مجتمع العمل سيمفونية من الوظائف الإدارية ،تتسم بالتباين والتناسق  والتوازن،…( توصيل معلومات،حل مشكلات،تعديل أفكار واتجاهات قديمة،تسيير الأداء التشغيلي العادي، تسيير عمل ابتكاري/إبداعي…) لكي تصادف القادة والمسيرين وتفرض عليهم توفير التوافقات والحلول التنظيمية المعقولة والمقبولة.عند هذا المستوى،تظهر حاجة هذا العمل المصفوفي في عالم إدارة الأعمال، داخل مكاتب المؤسسات، إلى اجتماعات فعالة وديناميكية،تحقق أهداف المنظمة وتفكك الرموز والشائكات التي تحيط بمجتمع العمل…ولا مندوحة أن رهان المنظمات الحديثة، ليس في المفاضلة أن تكون اجتماعات أو لا تكون،بل في المفاضلة  في طرق التخطيط والتصميم الفعال لإدارة اجتماع ناجح يفهم فيه الأفراد ماذا يحتاجون من تنظيم المؤسسة وماذا يحتاج تنظيم المؤسسة منهم؟

الكلمات المفتاحية: إدارة الاجتماعات، البنية الحاسوبية،اجتماعات بلا ورق،أنواع الاجتماعات مشكلات الاجتماعات، لجان برو، الأساليب الناجحة.

  مقدمة:

أظهرت دراسات علم التنظيم وتنمية الموارد البشرية،…موديلا جديدا،في عالم المنظمات، هو المنظمة اللطيفة( الناعمة). وقد ثبت أن هذا المولود المبتكر ،يتحقق بالاستثمار في رأس المال الناعم( الأدب/ الأخلاق) السائدة في مجتمع العمل،وإيقاظ دافعية مؤسسات الأعمال للاشتغال على أساليب زرع السلوك الناعم في خلايا المنظمة ومفاصلها .يبرز ذلك في مهارات إدارة الذات وفن التعامل مع الآخرين ومع سياسات العمل ومختلف الأشياء المحيطة فوق منصة الاجتماع…،مما يتبين أن الاجتماعات التنظيمية بمختلف أشكالها و تمظهراتها، يكون لها عائد ذو قيمة طويلة المدى على رسالة المنظمة.وقد ورد في حديث الرسول-ص”ما اجتمع قوم في بيت من بيوت الله يتلون كتاب الله ويتدارسونه إلا حفتهم الملائكة ونزلت عليهم السكينة  وغشيتهم الرحمة وذكرهم الله فيمن عندهم”.مما يدل أن الاجتماع مواضعة إنسانية،فيها الخير والرفق في الفعل الإنساني.

تعد الاجتماعات في دنيا الإدارة،الحاضنة الاصطناعية، التي تختلق منها التصورات الآنية والمستقبلية لإدارة جوانب العمل المختلفة في منظمات الأعمال،وهي عملية مركبة وهامة،ترتبط بالإيقاع الديناميكي للجماعة في مجتمع العمل.

لا ننكر أن نجاح منظمات الأعمال،يتحقق في ورشة الاجتماعات الناجحة،التي يفهم فيها أفراد المنظمة في لقاءات مهمة  تجمعهم في اجتماعات تنظيمية طارئة أو عادية…المهام المنوطة بهم لإيجاد التوافقات المنطقية المرجوة، بينهم وبين أهداف المؤسسة.من هذا المنطلق تطرح الباحثة في هذه الورقة البحثية ، مطارحة علمية للتعرف على أسس ومقومات الاجتماعات التنظيمية،ما الأساليب الناجحة لإدارة الاجتماعات التنظيمية، ما ظروف فشل الاجتماعات، وما هو الموديل النموذجي لإدارة اجتماعات رفيعة المستوى في التنظيم والهدف، في عالم الأعمال وإدارة المنظمات.

1.اقترابات مفاهيمية: في الاجتماعات، الإدارة، الأسلوب الناجح:

1.1.تعريف الاجتماعات:

أ.لـغــة: الاجتماعات، هي جمع كلمة “اجتماع” وهي دلالة التئام عدد معين من البشر في مكان ما لمناقشة موضوع معين بهدف التوصل إلى هدف محدد^“1

ب.اصطلاحا:يعرف فهد بن عبد العزيز العثيمين الاجتماعات،بأنها تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين” ²

–وهي أيضا لقاء مجموعة من الأفراد، ينتمون إلى منظمة واحدة ،حيث يجتمعون لتبادل الأفكار والمعلومات ،بغرض اتخاذ القرار حول مشكلة ما أو نظام جديد،يحتاج إلى نشره على الموظفين،حيث يكون ذلك بتوفر عدد من العناصر هي:

• وجود هدف مشترك.
• الوقت و المكان المناسب.
• تحديد موضوع الاجتماع.
• التفاعل بين المجموعة.
• التزام الأفراد بالوقت.
• مدى السيطرة و التحكم في الاجتماع.
• مراحل التحضير للاجتماع. ^“1

نفهم أن إدارة الاجتماعات، هي عملية مباشرة للاتصال والتواصل بين  العاملين، وهي نشاط مركب يستدعي التحضير والاستعداد المسبق، لتوجيه الانشغالات والسيطرة والتحكم فيها بخطوات وظروف،تحقق جذب الأعضاء لحضور الاجتماعات وتجنب نفورهم وإحساسهم بالملل.

2.1.تعريف الأسلوب:

-في اللغة:الأساليب ،جمع أسلوب، والأسلوب هو الطريق والوجه والمذهب. فقد ورد في لسان العرب لابن منظور مفهوم الأسلوب ،أنه “السطر من النخيل”  وإطلاق لفظ أسلوب على السطر من النخيل، يعني:أن الأسلوب يقتضي نظاما معينا.

-الأسلوب يقتضي نسقا محددا من الأنساق”²

 الأسلوب يعرفه الفيومي في معجمه”المصباح المنير” الأسلوب بضم الهمزة،هو الفن و الطريق يقال أخذ فلان في أساليب من الأقاويل أي أفانين منه”.وهو على أسلوب من أساليب القوم  أي على طريق من  طرقهم  والسلب ما يسلب و الجمع أسلاب”³.

–الأسلوب،هو نقيض الأرض الغليظة التي يتعذر المسير عليها”^*

-في الاصطلاح :

-عرف سبتزر الأسلوب،بأنه انحراف أسلوبي فردي عن المعيار العام.

-عرف بول فاليرك الأسلوب بأنه عدول بالقياس إلى معيار محدد.

-عرف فون جل الأسلوب ،بأنه ثمرة عمل بشري،كالنحات وضع تمثاله البديع من المادة الصماء وكذلك يشكل الشاعر أو الناثر جملة إيقاعاته ومجازاته من اللغة.وقد يعني الأسلوب “الاختلاف “.

  – الأسلوب مؤسسة خاصة تستمد وجودها من خرق نظام اللغة الكلامي”.

-يعرفه رجاء عيد، في كتابه “البحث الأسلوبي معاصرة وتراث“، بأنه،محصلة خواص ذاتية”.

نفهم من الأسلوب،أنه طريقة في التفكير،طريقة في العمل،طريقة في النشاط…يتبعها قائد( معلم، مربي، مدير، مسير..,)أو أي فرد لتحقيق هدف مطلوب وإنجاز محدد ،باستعمال سلوكات متعددة و أفانين متنوعة.

3.1. تعريف الإدارة:

-لغة : معناها الخدمة ،على أساس أن من يعمل في الإدارة يقوم بخدمة الآخرين.

دلنا الدرس التاريخي أن أصل كلمة إدارة يعود إلى العصر اليوناني أو الإغريقي وقد ظهر بمسمى Server ومعناها (الخدمة ) على أساس أن من يعمل في الإدارة يقوم على خدمة الآخرين .

لأن كلمة يدير administer مكونة من مقطعين باللاتيني هما: « Ad » وتعني يخدم « Minister » تعني الآخرين، وبالمعنى العلمي،فإن خدمة الآخرين ،هي تنظيم شؤون الناس والعناية بأمورهم لتحقيق أهداف معينة”.وقد ارتبط مفهوم الإدارة بأنه علم وفن يشتغل على خدمة الآخرين .

-إصطلاحا: الإدارة هي عملية تجميع الموارد والإمكانات النادرة، وهي تشير إلى أنشطة تطبيق الأهداف والقواعد بواسطة المسؤولين وإعداد وتبويب المعلومات لخدمة الآخرين”⁴

التعاريف المتداولة للإدارة، في الأجندة الاصطلاحية،شملت أيضا المدلولات الآية:

• الإدارة هي عملية ذهنية وسلوكية تسعى إلى الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والمالية والمادية لبلوغ أهداف المنظمة والعاملين بها بأقل تكلفة وأعلى جودة .
• الإدارة هي تنظيم الجهود وتنسيقها واستثمارها بأقصى طاقة ممكنة للحصول على أفضل النتائج بأقل جهد ووقت ممكن”¹.
• الإدارة بمعنى: Management هي عملية تجميع الموارد والإمكانات النادرة.
• الإدارة بمعنى الخدمة service: يشير إلى أنشطة تطبيق الأهداف والقواعد بواسطة المسؤولين وإعداد وتبويب للمعلومات لخدمة الآخرين.
• الإدارة كنظام system:مصفوفة منتظمة ومتسقة من الوظائف تربط عناصر المنظمة ( الأفراد والآلات والمواد الخام) بغية إنتاج منتج لخدمة الأفراد في البيئة المحيطة بهم”

يمكننا أن نستعرض آراء بعض العلماء حول مفهوم الإدارة:

– ستانلي فانس: الإدارة هي مراحل اتخاذ القرارات والرقابة على أعمال القوى الإنسانية بقصد تحقيق الأهداف السابق تقريرها “.

– “داويت” :بأن الإدارة :” نوع من الجهد البشري المتعاون الذي يتميز بدرجة عالية من الرشد”.

-“تشيلدون” :الإدارة هي: الوظيفة المتعلقة بتحديد أهداف المشروع والتنسيق بين التموين والإنتاج والتوزيع وتقرير هيكل التنظيم والرقابة على أعمال التنفيذ. ويرى بأن  الإدارة التنفيذية، هي التي تتولى تنفيذ السياسة الإدارية ضمن الحدود التي صممتها الإدارة العليا”

– فوست،يعرف الإدارة”بأنها نوع من الجهد البشري المتعاون الذي يتميز بدرجة عالية من الرشد”²

يتضمن مفهوم الإدارة من خلال هذه التعريفات حسن التنظيم و التوجيه والقيادة،القادرة على التعامل مع المرؤوسين بأسلوب يخلق فيهم روح التعاون والاحترام والشعور بالرضا والحرص على تحقيق أهداف المؤسسة، وتسيير خدمة الأفراد العاملين، بأقل جهد وأكبر عائد.

2.أهمية الاجتماعات:

تدرك الباحثة أن الإجابة المألوفة،لو اتصلت بأمينة مكتب مدير عام وسألتها هل المدير موجود لأني أريد مقابلته لأمر ما…،لردت عن سؤالك:إنه” في اجتماع”.حتى أصبحت عبارة اجتماع مقلقة ومستفزة لدى الكثيرين بحكم أنها مضيعة للوقت ومعطلة لعديد المصالح… .

السؤال ما مقدار الوقت الذي يقضيه المدير في الاجتماعات؟ وهل اجتماعه ضروري فعلا؟

توصل هنري هنزبرغ في دراسة له ،أن المدير الأمريكي يقضي 69% من وقت العمل في الاجتماعات، وأن مجتمع العمل في أمريكا يعقد في كل يوم عمل ما بين 12 مليون اجتماع .كما كشفت بعض الدراسات التي ظهرت في الدول الغربية،أن اجتماع واحد من أهم الأنشطة التي تستنفذ وقت المدير في أي منظمة عمل“¹

إذن إلى أي مدى يمكن توفير جزء  ولو ضئيل من الوقت الذي يقضى في كل اجتماع دون أن يؤثر على فعاليته؟وهل يمكن الاستغناء عن الاجتماعات وإيجاد بدائل أخرى تفكك الرموز والشائكات والملفات والقضايا العالقة التي تعقد الاجتماعات بشأنها؟

الاجتماع هو حدث يلتقي فيه أكثر من فرد في مكان محدد وزمان محدد للتداول و التشاور وتبادل الرأي حول موضوع أو مشكلة ،بغرض تحليلها واتخاذ قرار بشأنها ونظرا للأهمية البالغة، لهذا الدرس ،آثرنا تصنيفه في عداد الموارد الخفية أو غير المكشوفة، التي تأخذ بتطلعات المنظمة الحديثة وأهدافها إلى أفق واعد، ذلك أن ميدان الاجتماع يمثل الحقيقة الكاملة لمستقبل المنظمة ومستقبل أعضائها.وتعتبر الاجتماعات التطبيق العملي لمبدأ المشاركة في الإدارة، حيث يشترك المرؤوسون مع الرؤساء في اتخاذ القرارات الإدارية التي تتعلق بتخطيط العمل ومراقبة تنفيذه”²ومن ثم لا غنى عنها في إدارة الأعمال داخل المكاتب والمؤسسات.

تحدث عملية الإدارة الناجحة للاجتماعات التنظيمية بين أعضاء المنظمة، بتكريس حل أو وضع اقتراح أو بديل أو مناقشة عملية إدارية عادية أو خاصة، تتعلق بالأداء العام أو الخاص للمنظمة.كما تسمح إدارة الاجتماعات التنظيمية، بالنزول إلى شكاوي الأعضاء وتظلماتهم والنظر والتحقق في اقتراحاتهم وخياراتهم.

دلنا الدرس التنظيمي،أن المسيرين و المناجير،الذين شاركوا في اجتماعات سيئة التنظيم، تفتقد للسيطرة والتوجيه، كانت اجتماعاتهم مضيعة للوقت، رغم أن هناك حاجة لانعقادها فعلا،وأن هناك موضوع أو قضية تنتظر القرار والحسم .ومن ثم فالمؤسسات الناجحة،هي التي يتوسم قادتها الأساليب الناجحة لإدارة الاجتماعات،يراعى فيها الأسس والضوابط والمعايير العلمية، التي تحدد وجهة المؤسسة من خلال فعلة الاجتماع أنفسهم لتحقيق رسالة المنظمة وجذب رضا وولاء مختلف الموارد البشرية( قيادية، إشرافية، تنفيذية) لها.

وهكذا نخلص أن غرفة  الاجتماع ،كما نتمثلها في تصورنا هي بمثابة،غرفة للعناية المركزة بمشروع النجاح في المنظمة، ففي الاجتماعات الناجحة،أيا كانت مدتها، التي قد تطول أو تقصر، تصاغ رسالة المنظمة، في تقرير مختصر وحيوي ،يلخص تجربة المنظمة وتجربة أعضائها وخلفياتهم حيال ما يبادرون به من أداء أو نشاط أو خلفيات ورؤى.

3-أنواع الاجتماعات التنظيمية:

تشير الدراسات والأبحاث في علم التنظيم إلى وجود عدة أنواع من الاجتماعات التنظيمية،تبعا لمدتها وشكلها ومستواها، تبرمجها وتعقدها المؤسسات المختلفة،يمكن النظر فيها في الآتي:

1.3. من حيث عنصر الزمن:يمكن تصنيفها إلى :

أ.اجتماعات دورية: يغلب عليها الطابع الرسمي،وتعقد بصورة دورية( يوم،أسبوع، شهر، سنة) والحاجة إليها، مؤكدة، وقد تتأجل ولكن من المستحيل إبطالها.

ب.اجتماعات غير دورية:تعقد كلما دعت الحاجة إليها.

2.3.من حيث الشكل:

أ.اجتماعات رسمية: يتحكم في تكوينها قوانين ،لوائح وأنظمة.

ب.اجتماعات غير رسمية: تتسم بالمرونة والسهولة ولا يوجد بها قواعد أو أصول للمناقشة أو كيفية اتخاذ القرار.

3.3.من حيث المستوى: اجتماعات على المستوى العالمي (اجتماعات  الجامعة العربية هيئة الأمم المتحدة)،اجتماعات على مستوى الدولة(اجتماع مجلس الوزراء…)،اجتماعات على مستوى المنظمات( مجالس الإدارة، اللجان، النقابات)¹.

4. لماذا تعقد الاجتماعات في دنيا الأعمال:حدد علماء الإدارة و التنظيم أربع مبررات وسياقات تدعو إلى تنظيم اجتماعات بين أعضاء فريق العمل في المؤسسة ،نحصرها في الآتي:

1.4. اجتماع توصيل المعلومات:information giving meetingتتجلى البدائل لتوصيل المعلومات في العمل الإداري في أسناد مكتوبة كالمذكرات والتقارير والمنشورات  ونحوها، وإذا علم المدير بأن تلك المعلومات  التي عهد بتمريرها بواسطة تلك الأسناد لم تفهم إلا بشرحها بنفسه أو قام باستخدام المعينات السمعية البصرية لجذب انتباه العاملين لمثل هذه المعلومات فإنه من الأفضل دعوة المعنيين إلى اجتماع“.

2.4. اجتماع الحصول على المعلومات: information getting meeting:يمكن أن تطلب المعلومات  من الأشخاص المعنيين مباشرة دون عقد اجتماعات .ولكن الاجتماع في مثل هذه الحالات مفضلا لما يتبعه من التعرف على صور التفاعل الممكنة بين وجهات النظر المختلفة للمجتمعين.ومن الأمثلة على هذا النوع من الاجتماعات ، ما يسمى ب “اجتماع عصف الأفكار”brainstorming meeting،الذي يسمح لجميع  الحاضرين بالمشاركة بآرائهم ووجهات نظرهم  وفتح حريتهم في طرح الأفكار”.

3.4. اجتماع حل المشكلات:problèm solving meeting:إن الاتصالات  الشفهية تتفوق على الاتصالات الكتابية، لما تتيحه فرص التأثير المباشرة للرئيس على الموظفين وإقناعهم بوجهة نظر معينة وتعديل الأفكار والاتجاهات القديمة وتقبل ما هو جدير منها لحل المشكلة المعروضة على طاولة الاجتماع”.

4.4. الاجتماع التوجيهي أو الإرشاديinstructional meeting : بالرغم                  من أن هناك العديد من الأساليب ،التي يمكن استخدامها لتوجيه العاملين وتحسين مهاراتهم وتوسيع آفاقهم، مثل قراءة كتب أو مقالات و التعلم بالمراسلة  و البعثات الدراسية، فإن هذه الأساليب ترتبط بالتكلفة و العائد( تقام لها الحسابات والنفقات”¹.

لهذا السبب تعتبر الاجتماعات وسيلة فعالة،غير مكلفة وتعود بالعوائد وتحدث التوازنات المطلوبة  والتوافقات المقبولة بين عناصر مجتمع العمل في عالم المنظمة.

5. التحليل المصفوفي- لإدارة اجتماع تنظيمي ناجح-

سنقف في هذه المحطة عند التصميم المرجو لإدارة اجتماع فعال في عالم الأعمال داخل المكاتب والمؤسسات،  نستعرض عناصره في الجدول أدناه:

مراحل الاجتماع	عناصر المرحلة

          التحضير للاجتماعتحديد الأهداف:       –أن تصاغ الأهداف بكلمات محددة               -الأهداف مصاغة للنظر فيما يجب أن يتحقق لا فيما يجب أن يفعل.اختيار المشاركين:       –يراعى في اختيار المشاركين مدى الفائدة التي يحققها الاجتماع عن مشاركتهم فيه.   –تكلفة الوقت المنصرف لقاء مشاركة الأعضاء -رغبة الأعضاء في المشاركة.   -مدى تمتعهم بالسلطة اللازمة التي تسمح لهم بالمشاركة. -أن يكون الأعضاء ذوو اهتمامات معينة ووجهات نظر محددة.     – أي من المشاركين ينبغي أن يشارك بصورة كاملة أو جزئية أثناء مناقشة بند معين في جدول أعمال الاجتماع  تحديد وقت الاجتماع:       –في الاجتماعات الناجحة يراعى إعلام المشاركين الزمن التقريبي الذي يستغرقه عقد الاجتماع.     -استجواب  الأعضاء لمعرفة الوقت المفضل لديهم لتحديد فترة الاجتماع ،مسألة لا تجوز التضحية بها.إعداد بطاقة الدعوة للاجتماع وإرسالها.     تتضمن بطاقة دعوة الأعضاء للاجتماع: -تحديد الوقت لبدء الاجتماع   -وقت الانتهاء من الاجتماع   -مكان الاجتماع   -أهداف الاجتماع   -أسماء المشاركين فيه   – جدول أعمال الاجتماع   -المذكرات والبحوث و الدراسات الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش.      التخطيط للاجتماعاتخاذ قرار عقد الاجتماع     –يجب أن يكون اتخاذ قرار عقد الاجتماع مبنيا على خطط وأهداف تتماشى مع مسار الاجتماع  وضع جدول أعمال الاجتماع   –جدول أعمال الاجتماع يحدد معالم الاجتماع  من خلال وحدتي الموضوع والزمن حتى لا يخرج الاجتماع عن مساره      اختيار المشاركين     –لكل اجتماع ممثلين لهم دورهم في سير الاجتماع،فمنهم: -أصحاب المعلومات لهم دورهم في سير الاجتماع     -وأصحاب السلطة يقومون بإصدار القرار. -يعتبر رئيس الاجتماع المسؤول الأول على سير الاجتماع بنجاح ،من خلال تحكمه في مهمات ثلاث: -المحتوى: استيعاب أفكار وخبرات المشاركين -التفاعل:أسلوب معالجة المحتوى بين المشاركين – التنظيم :طريقة تنظيم المعلومات و المشاركين لتحقيق الأهداف    مراجعة ترتيبات الاجتماع:   –غرفة الاجتماع بمختلف الأجهزة السمعية البصرية. ترتيب المقاعد و الطاولات -إعداد بطاقات بأسماء المشاركين.       -فترات الراحة خاصة في الاجتماعات الطويلة المدة -توفير اللوازم المكتبية( ورق،أقلام) – تعيين المقرر لتدوين النقاط المهمة وحيثيات سير جدول الأشغال          إدارة الاجتماع      صنع القرار   –لصنع القرار الذي يخص موضوع الاجتماع تتاح للمشاركين أساليب متنوعة لمشاركتهم في توفير حلول واقتراح بدائل لحل المشكلة. -أساليب صنع القرار متنوعة وهي: التصويت. الاجتماع بالإجماع لرأي المشاركين. -أسلوب المجموعة الاسمية( يعتمد الترتيب،التقييم، المقارنة)تشجيع المناقشة:   المناقشة الناجحة في اجتماع ناجح تتضمن: -أسئلة عامة تفتح مجالا لردود الفعل المتوقعة -أسئلة محددة وقد تكون حرجة . أسئلة غير مباشرة توجه إلى المجموعة -أسئلة مباشرة توجه إلى شخص معين وقد تكون مربكة.  

جدول( 1) يبين التحليل المصفوفي لإدارة اجتماع تنظيمي”¹

إن إدارة اجتماع ناجح ،يمثل أصل من أصول  النجاح في دنيا الإدارة والأعمال،فقد ثبت أن الكفاءة تقوم بجولة في مثل هذه المداخل الإدارية الخفية، التي تطبع صورة المنظمة والتي يسقط فيها العناية بالمتغيرات الحسابية والرقمية( الإنتاج، رأسمال المال، الإنفاق…).كما هو الحال في النموذج الياباني أساسا .

نتبين أن الحاجة إلى تنمية الرأسمال البشري في مثل هذه الأصول الخفية في  عالم المنظمة( الاجتماعات الفعالة)،يعتبر من الدعائم التي تستند إليها المؤسسات في رفع مردوديتها ذلك أن إدارة الاجتماعات التنظيمية بالصيغة العلمية،يجعل مجتمع العمل نسيجا واحدا مركب على مبدأ الاختلاف و الائتلاف على حد سواء(أناس يجمعهم الكثير من التوافقات ويفرقهم القليل من التباينات) ومن ثم نجاح دنيا الأعمال ،سيزيد من الطلب على الاجتماعات التنظيمية،التي تؤهل إحداث التوافقات المعقولة والمقبولة بين البشر،وتلك هي المحصلة النهائية ،المتوقعة للبرامج المتكاملة في المنظمات الحديثة،التي تتدافع في السوق بقاعدة “إن على المنظمة أن تتحرك ماديا وتفكر إنسانيا”، حيث لم يعد يسمح هذا الشكل من الرهانات ،بأي قصور في إدارة المورد البشري ومنع تجربة الاستنساخ الآلي-الميكانيكي على البشر في منظومة العمل.إن هذه هي القاعدة الملائمة لفهم سلوك الإنسان في العمل وتوقع تطوره في الحضارة الإدارية، حيث احترام اجتماعية الإنسان فوق كل اعتبار مادي.وإننا نعتقد أن الاجتماعات التنظيمية – دون سواها- فضاء ناعما، وحاضنة لطيفة، لفك رموز الطبيعة البشرية في مجال التنظيم والعمل.

6.فهم الإنسان من الداخل…محاولة استقصاء خمسة عشر(15) فرضا علميا حول الطبيعة البشرية في الاجتماعات التنظيمية:

وضحنا أن المؤسسة،هي جماعة من الناس يكتسبون رخصة من التنظيم ،تخولهم حقوقا وامتيازات قانونية،وإن هذا التجمع الإنساني متدرج، تستعمل فيه الوسائل الفكرية والمادية، من أجل تحقيق نتيجة ملائمة وربحية، شريطة إدارة العاملين، وفق سياسات موضوعية تحد من استنزاف الطاقة البشرية وتحاشي اللاإنسانية في المعاملات والعلاقات.

لقد أصبح الرهان في تكوين قوة عمل منتجة ومستقرة، قائم على الضمانات الاجتماعية والإنسانية، بما يجعل العاملين سعداء،يشعرون بالأمان الوظيفي والحماس نحو العمل،إلى جانب رفع معنوياتهم وإقبالهم على العمل برضا وشغف.إن تأهيل برامج المنظمة للمساهمة في الرفاهية العامة للأفراد في مجتمع العمل،يتحقق باستقصاء مختلف الفروض حول الطبيعة البشرية في العمل ومحاولة فهم الإنسان :ماذا يفكر؟ كيف يفكر؟ ماذا يحتاج من تنظيم المؤسسة؟ كيف من الممكن أن يفي تنظيم المؤسسة باحتياجاته؟ الجواب الاجتماعات التنظيمية الفعالة وحسن إدارتها.فقد ذكر علماء النفس الكلاسيكيين أن الإنسان هو حيوان ذكي في حديقة الحيوانات البشرية. برؤية أوضح إن الطبيعة البشرية في المنظمة توجد على طبائع وموديلات وأشكال. وفهم كل ذلك يتحقق على طاولة الاجتماع، الذي نفهم فيه ضعف الإنسان ونفهم فيه كيفية تحويل الضعف في الطبيعة البشرية،إلى قوة في معادلة النجاح التي تطلبها دنيا الإدارة والأعمال.إن الجدول أدناه يوضح 15 نموذجا بشريا،يعتد به في الاجتماعات التنظيمية، من أجل تحصيل آداء جيد في عالم إدارة المنظمات والأعمال:

رقم العضو	العضو	سمات سلوك العضو	اقتراحات سوسيولوجية لرئيس الاجتماع في توجيه السلوك
1	العضو العيبي	يعجز عن الإفصاح على آرائه ومشاعره	لا تقل له ماذا تعني بكذا بل أعد ما قاله بلهجتك
2	العضو الهامس	يهمس مع الآخرين في موضوع جانبي	لاتحرجه،اسأله سؤالا سهلا وأعد له النقطة الأخيرة  في الحديث واسأله عن ملاحظته حولها
3	العضو المخطئ	يقدم ملاحظات بغير عناية	علق على ملاحظته بالقول هذه وجهة نظر في الموضوع ولكن كيف يمكن التوفيق بينها وبين وجهة النظر الأخرى
4	العضو الراغب في المساعدة	يشارك ضمن الحدود الدنيا ويعلن عن رغبته في مساعدة الآخرين	شجعه بصورة مستمرة لتقديم أفكاره
5	العضو الخائف	لا يشارك في المناقشة	أسأله أسئلة سهلة، ثني عليه كلما كان ذلك ممكنا واجعله ليشعر بأهميته
6	العضو المشاجر	يرفض أفكار الآخرين	اعرض أفكاره على المجموعة لتحكم  فيها
7	العضو غير المهتم	لا يشارك في المناقشة	اسأله عن طبيعة وظيفته وبين له كيف يمكنه أن يفيد من مناقشة الموضوع المطروح للنقاش.
8	العضو الأذكى	يطرح أسئلة خادعة وفيها قدرا من الحيلة و البراعة	كن يقظا للأسئلة التي يطرحها وقم بعرضها على المجموعة للإجابة عنها
9	العضو المتعالي	التعالي على أعضاء الاجتماع	وجه إليه الأسئلة الصعبة وأعد تعليقاته لباقي الأعضاء لمناقشتها.
10	العضو سريع الرد	لا يعطي فرصة لغيره للتفكير في الأسئلة المطروحة	أشكره واقترح اشتراك أفراد آخرين من الأعضاء في المناقشة.
11	العضو المعترض	يعترض في الموضوعات خارج الاجتماع	حافظ على هدوء أعضاء الاجتماع،أشكر العضو المعترض على أفكاره الجيدة ويطرح أفكاره الخاطئة على الأعضاء لمناقشتها
12	العضو الثرثار	يتكلم في موضوعات خارج موضوع المناقشة	قاطعه واشكره ثم اطرح أهمية الاجتماع والغرض منه واطرح النقاط المطلوب مناقشتها وتابع الموضوع.
13	العضو المشاغب	يعمل على عرقلة سير الاجتماع	احتفظ بعهودك ووضح أهمية الاجتماع والغرض الأساسي من انعقاده
14	العضو المتعصب	يرفض تقبل الأفكار الأخرى المطروحة	اطرح أفكاره على باقي الأعضاء للمناقشة وذكره بضيق وقت الاجتماع وباستعداداته لمناقشة أفكاره فور انتهاء الاجتماع
15	العضو الهادئ	لا يشارك في المناقشة	أثني عليه وشجعه على الاشتراك في المناقشة لتوجيه الأسئلة السهلة إليه.

جدول(2)يبين تعامل رئيس الاجتماع مع مختلف الأنماط السلوكية للأعضاء المشاركين في الاجتماع”¹

تدرك الباحثة أن إدارة أي  مجال من مجالات العمل في المنظمة،لا يتجسد إلا بطاولة الاجتماع بين الأعضاء، لفهم ما يجب أن ينظر ويدرس من أهداف ثم يتحقق.

الفكرة العامة لدى الكثير من الناس،أن الاجتماعات مضيعة للوقت، يسوء فيها التنظيم وتفتقر للسيطرة و التوجيه وهي لوحة تبرز فيها الاختلافات ،وحلبة ساخنة تركح فيها الصراعات بين الأعضاء، نظرا لاختلافات الأهداف والمصالح( وفق المبدأ الذي انطلقنا منه “الإنسان حيوان في حديقة الحيوانات البشرية) ومن ثم ليس مدعاة لانعقادها والدعوة إليها.

جاءت هذه الورقة العلمية، تحمل رؤية أبعد وأعمق،مستخدمة آلة الحفر المعرفي لسيكولوجيا خمسة عشرة(15)موديلا للطبيعة البشرية في التنظيم، تتفكك رموزها و تستجلي حقيقتها بالاقتراب العلمي، فهمنا منه منطلق السلوك وواجهناه بالحل المعقول والمقبول ،ضمن معالجة سوسيولوجية، يتعهد بها رئيس الاجتماع حيال هذا التشاكل(isotopie ) المطروح في خلايا المنظمة و هذه الفسيفسائية والضبابيةالتي تحيط بالمورد الواحد  الحقيقي في المنظمة، وهو الإنسان- كما يقول بيتر دركر،أيا كان تموقعه( قائدا،مشرفا، تنفيذيا).يقام الاجتماع به وبشأنه.

تدرك الباحثة أن أساليب إدارة الاجتماعات على نحو ذلك العرض،يفتقر إلى ما يبرره في عالمنا اليوم ،عالم جديد تخطوه منظمات الأعمال بما يعبر عنه المنظمات الخفيفة و الذكية و النحيفة والنعمة واللطيفة…وغيرها من المسوغات التي ترمي بتنظيم وإدارة المؤسسة إلى البحيرة التكنولوجية  والاستفادة أكثر من فرص عالم السيبرنطيقا الاجتماعية الجديدة وإسهاماتها في تطوير مفهوم الاستثمار البشري ومهارات الاتصال بالآخرين.إن هذا ما تعبر عنه إمبراطورية “لجان برو” الذكية التي سنعرض أبعادها وسياقاتها.

7. لجان برو ،نحو اجتماعات بلا ورق والبنية الحاسوبية في أعمال المكاتب –

تدرك الباحثة أن الاجتماعات التقليدية، لإدارة الأعمال داخل مكاتب المؤسسات، تواجهها عقبات عديدة يمكن حصرها في العناصر الآتية:

-السيكولوجيات والقابليات البشرية المختلفة التي تصادف المسؤول عن إدارة الاجتماع ( كما أوضحنا في الجدول رقم 2).

– كثرة الأوراق والأختام والتوقيعات أثناء التحضير للاجتماع.

-انقطاع توفر الإنترنيت على المكتب.

– إذا كان الاجتماع بعيدا عن مقر العمل، سيضطر مسؤول إدارة الاجتماع إلى السفر بالكثير من الأوراق و التجهيزات…

– المعاناة في توقيع المحاضر وإحصاء مشاركات الحاضرين .

-أعباء تصادف المسؤولين ( غياب الأعضاء، انقطاع التيار الكهربائي،عسر المرور…)

إن الحل، لتجاوز هذه العقبات ،هو تطبيق لجان برو لإدارة الأعمال في المجالس واللجان.

لجان برو، هو نظام إلكتروني تم تصميمه ليقدم لسكريتارية وأعضاء المجالس واللجان  العديد من الوسائط والسبل،التي تجعلهم يستغنون عن حمل أي ملفات  أو أوراق  في اجتماعاتهم  وذلك من خلال توفير بنية حاسوبية ذكية، تساعد على إدارة الاجتماعات والمجالس بطريقة إلكترونية، تسهل العمل وتحسن من مستوى الأداء.

يعتمد النظام على قاعدة أن الاجتماع مشروع تنظيم، ينشط على مستويين:

-مستوى التحضير الجلسة وتحميل الملفات والمحاضر.

-مستوى يهتم بما يقوم به أعضاء المجالس اللجان(جدول الأشغال)قبل وأثناء وبعد الاجتماع.

1.7.المميزات العامة لنظام برو:

تم تصميم تطبيق الويب بحيث يوفر للسكريتارية وأعضاء المجالس واللجان بالمكاتب العديد من الأدوات والخيارات، التي تجعل من الإعداد للجلسات عملية أسهل من أي وقت مضى مع امكانية إضافة عدد لا محدود من المجالس واللجان بمستويات مختلفة من الصلاحيات يمكن معها تخصيص صلاحية حتى على مستوى موضوع داخل جدول أعمال جلسة.

يوفر نظام برو نظام رسائل SMS/ EMAIL،كما أنه يعمل على الأجهزة اللوحية والهواتف المحمولة، التي تعمل على نظام التشغيل IOS.ويمكن ذلك من أرشفة الملفات على تلك الأجهزة وإدارة جداول أعمالك في أي وقت حتى بدون اتصال بالإنترنيت”.

يمكن لأكثر من عضو العمل على الجهاز اللوحي أو الهاتف المحمول ،حيث يتم توفير بيانات دخول خاصة ،بكل عضو، بشكل مستقل دون أن يكون هناك تداخل في مساحات العمل أو البيانات الخاصة بهم على نفس الجهاز

-واجهة استخدام سهلة حتى لمن لديهم خبرة بسيطة في التعامل مع الأجهزة اللوحية.

-إمكانية فرز الجلسات حسب التاريخ أو المجلس أو اللجنة.

-شاشة معلومات للعضو يمكن من خلالها بمجرد النظر معرفة الأيام التي لديه بها جلسات.

-إمكانية ربط مواعيد الجلسات بتقويم أجهزةIOS.بحيث يتم تذكير الأعضاء بمواعيد الجلسات.

-ربط موقع الجلسات بخرائط تفاعلية لإرشاد الأعضاء لمكان انعقاد الاجتماع

-يمكن إنشاء ملفات عامة لكل لجنة على حدة ،بحيث لا يكون هناك حاجة لإعادة تحميل تلك الملفات مع كل جلسة( كملفات اللوائح و الأنظمة)

-إمكانية فتح مرفقات البريد بواسطة تطبيق برو وإلحاق المرفقات مع جدول أعمال جلسة معينة.

2.7.الفئة المستهدفة في نظام برو:

-السكريتارية: الموظف الذي يقوم بمهام سكريتارية المجالس و اللجان لتسجيل البيانات ومتابعة جدول الأعمال وتم تصميم نسخة الويب الخاصة بالتطبيق لمساعدته في إدارة أعمال المجالس واللجان المسؤول عنها.

-العضو: عضو المجلس أو اللجنة وهو الشخص الذي من المفترض أن يكون حاضرا للاجتماع وتم تصميم نسخة خاصة له من التطبيق على جهازه اللوحي أو هاتفه المحمول تساعده في تنظيم ملفاته وجداول أعمال الاجتماع بشكل مبسط وأنيق مع مجموعة من الأدوات التي تزيد من فاعلية حضوره لكل اجتماع.

3.7.مميزات نظام برو في إعداد الجلسات:

 يتميز لجان برو بأنه يهتم بتنظيم الاجتماع خطوة بخطوة، حيث يوفر إمكانية توزيع الأدوار على الأعضاء ومنح كل منهم صلاحية محددة وترتيبهم وفق البروتوكول المعتمد في الجهة وكذلك تحديد  رئيس الجلسة ثم إضافة جدول أعمال الجلسة وتسجيل البيانات الخاصة بها ورفع المرفقات.

يستطيع كل عضو  تأكيد حضوره أو الاعتذار عن حضور الجلسات ، كما يوفر لجان برو العديد من الأدوات مثل المحرر الإلكتروني للمحاضر  و الذي يقوم بتجهيز محضر الجلسة آليا،بشكل يجعل كتابة أسماء الحضور وموضوعات الجلسة والتوقيعات تتم كلها بضغطة زر، كما يقوم بتحويل المحضر إلى ملف pdf مع إمكانية إنشاء عدد لا نهائي من القوالب لهذه المحاضر وتخصيص القالب لشخص معين أو مجموعة معينة.

يوفر لجان برو إمكانية النقاش بين الأعضاء قبل الجلسة وإرسال التعليقات و الملاحظات  لعضو معين أو كل الأعضاء بناءا على رغبة صاحب التعليق.

يتم تحويل الأوراق الصفراء “الملاحظات” الخاصة بملف معين إلى pdf بحيث يسهل مشاركته أو طباعته، كما يتوفر خيار عزل الملاحظات المكتوبة بخط اليد، بحيث يمكن لأي عضو إرسال الملف الأصلي دون أن تكون ملاحظاته اليدوية مسجلة عليه – وفقا لرغبته- كما  يستطيع الأعضاء تصوير أي مستند بواسطة الجهاز اللوحي أو الهاتف المحمول وإرفاقه إلى ملفات العضو على الجهاز.

4.7.مميزات تطبيق برو أثناء الجلسات:

بالطبع جميع المزايا، التي كانت متاحة قبل الجلسة،تظل متاحة أثناء انعقادها ويضاف إليها الكثير من المزايا مثل إمكانية إدارة المداخلات من خلال رئيس الجلسة وكذلك إدارة عملية التصويت ومشاهدة نتائجها، ويمكن أيضا تسجيل المداخلات صوتيا أو منعها طبقا لرئيس الجلسة ويمكن في النهاية مشاركة الملاحظات الصوتية من خلال البريد الإلكتروني وكذلك أرشفتها ضمن أرشيف الجلسات.ولكي لا يشعر حاضروا الجلسة بالغربة فإن أي منهم يستطيع استعرض بطاقة أي عضو آخر ويستطلع على الخلفية الإدارية والفنية والمناصب التي يتولونها”^*

نستنتج أن نظام برو، يشكل آلية لصنع القرارات وحل عديد المشكلات، كونه يعتمد على انسياب المعلومات وتدفقها في جميع الاتجاهات، بفضل ما توفره البنية الحاسوبية الذكية، التي تعتبر مدخل حيوي لعمل الجماعة، ومدى فهمها للمهام والواجبات المنوطة.

كما أن نظام بروا تحت تأثير المعطيات الكمية والنوعية التي توفرها البنية الحاسوبية حول جماعة العمل التي يعقد الاجتماع بشأنها،تسمح بتكوين فكرة أساسية عن خصائص الجماعة وتحديد اتجاهاتها في التأييد والمعارضة أو الحياد.

تعزيز البناء التعاوني في سلوك الجماعة، وفهمها بعضها لبعض، بعيدا عن التشنجات و الصراعات التي تتجلى في  الاختلافات والتباينات في الآراء ،في الجنس، في السن، الأقدمية في العمل، الرتب المهنية، هذه الاعتبارات الحساسة ،التي كثيرا ما تفصح عن نفسها في النماذج التقليدية( الورقية) لإدارة الاجتماعات، فتبعد جدول أعمال الاجتماع عن غاياته، وينتهي بسببها الاجتماع أحيانا بلا حلول،لكثرة الصراعات و الاستفزازات والشحن النفسي بين الأعضاء.

خاتمة:

إن الأساليب الناجحة لإدارة اجتماع تنظيمي،مدخلا خفيا لنجاح أداء المنظمات في دنيا الأعمال،ذلك أن الاجتماعات التنظيمية تكرس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه خاصة في المنظمات المعقدة والأعمال الكبيرة ، التي تحتاج أكثر فأكثر إلى نظام برو الجديد وتوافقاته المنطقية مع البنية الحاسوبية في إدارة الأعمال.وهو كما رأينا برنامج  فعال جدا لأصحاب الإدارات و الشركات يستحق التجربة في مؤسساتنا.

وإننا نعترف إن الإدارة الفعالة للاجتماعات التنظيمية( تقليدية أو حديثة)هي مسؤولية المنظمة بالدرجة الأولى ومدى مرونة وشفافية سياساتها اتجاه مواردها البشرية،وانفتاحها على الخيارات التنظيمية التي تفكر باستمرار في جعل المورد البشري، راغب وملتزم بامتياز،لقواعد العمل في المنظمة. وطالما أنه لا مندوحة من ميل الإنسان الطبيعي للاجتماع بالآخرين لتحقيق إنسانيته وآدميته.فإنه يجد فرصته أكثر أثناء دعوته لاجتماع تنظيمي( مباشر أو حاسوبي)،أين يشعر بمشاركته في تنظيم المؤسسة وهدفها ومن ثم الولاء لها.

قائمة المراجع:

• أحمد محمد المصري( 2008)، الإسكندرية :الإدارة الحديثة ، دط.
• العثيمين فهد بن سعود بن عبد العزيز(1414 ه)الاتصالات الإدارية-ماهيتها، أهميتها، أساليبها- الرياض: مطابع شركة الصفحات الذهبية المحدودة.
• ابن منظور(دت) لسان العرب، بيروت : دار النشر لسان العرب، ، دط، مج2.
• الفيومي( 2002) المصباح المنير، عن عبد القادر عبد الجليل، عمان: دار الصفاء،ط1.
• بيار جيرو (دت) الأسلوبية والأسلوب، ترجمة منذر عياشي، القاهرة : مركز الإنماء العربي،دط.
• رجاء عيد(د ت) البحث الأسلوبي معاصرة وتراث، الإسكندرية ، مصر :منشأة المعارف ، دط.
• ابراهيم بن عبد العزيز الدعيلج(2009)الإدارة العامة والإدارة التربوية، ط1، عمان: دار الرواد للنشر والتوزيع.
• علي عباس( 2004) أساسيات علم الإدارة، عمان: دار المسيرة للطباعة والنشر ،ط1 .
• محمد بهجت جاد الله كشك(1999) المنظمات وأسس إدارتها، دط، الإسكندرية: المكتب الجامعي الحديث.
• نادر أحمد أبو شيخة(2009) مدخل إلى إدارة الوقت، القضاء والعلوم الإدارية، الجامعة الهاشمية، دار المسيرة للنشر والطباعة.
• جمال غانم زيدان(1997) السكريتارية والإدارة المكتبية، دار الجيل.
• أزيد منير عبون(2008) فن الإدارة بالإتصال، الأردن، دط.
• طالب خليف جاسم السلطاني، “الأسلوب: معناه وعناصره- الشكل والمضمون- الأفكار – العواطف والأخيلة- الإيقاع- الأسلوبية”، محاضرة في برنامج نظام التعليم الإلكتروني، شبكة جامعة بابل، كلية التربية الأساسية، قسم اللغة العربية،19/10/2014 بتوقيت 19:18:59 على الموقع:http://www.uobablyon.edu.iq
• نظام إدارة المجالس واللجان برو على البريد info@parmagh.com من قبل بن سامي رئيس التحرير وللتواصل فإن البرنامج متوفر في متجر البرامج باسم لجان برو لكل من أجهزة الإيفون والإيباد والتطبيق يجب ربطه مع خادم server لمزيد من الإطلاع على الملفات في هذا الرابط أو التواصل مع الشركة المطورة: documents /ligan pro //ligan_ pro brochure1. pdf

 

أحمد محمد المصري، الإدارة الحديثة، الإسكندرية، دط، 2008،ص197.

2العثيمين فهد بن سعود بن عبد العزيز، الاتصالات الإدارية –ماهيتها –أهميتها- أساليبها- الرياض،مطابع شركة الصفحات الذهبية،1414ه،ص243.

1أحمد محمد المصري،مرجع سبق ذكره ص196.

2  بن منظور،لسان العرب،بيروت:دار النشر لسان العرب،دط،مج2،ص197.

3الفيومي، المصباح المنير، عن عبد القادر عبد الجليل، عمان: دار الصفاء،ط1، 2002،ص104.

*طالب خليف جاسم السلطاني، “الأسلوب: معناه وعناصره- الشكل والمضمون- الأفكار – العواطف والأخيلة- الإيقاع- الأسلوبية”، محاضرة في برنامج نظام التعليم الإلكتروني، شبكة جامعة بابل، كلية التربية الأساسية، قسم اللغة العربية،19/10/2014 بتوقيت 19:18:59:http://www.uobablyon.edu.iq

ابراهيم بن عبد العزيز الدعيلج ،الإدارة العامة والإدارة التربوية، عمان: دار الرواد للنشر والتوزيع،ط1،2009،ص9. 4

علي عباس، أساسيات علم الإدارة، عمان: دار المسيرة للطباعة والنشر ،ط1 ، ،2004،ص17.1

محمد بهجت جاد الله كشك،المنظمات وأسس إدارتها، الإسكندرية: المكتب الجامعي الحديث،1999، ص3. 2

1نادر أحمد أبو شيخة، مدخل إلى إدارة الوقت، القضاء والعلوم الإدارية، الجامعة الهاشمية، دار المسيرة للنشر والطباعة،2009،ص227.

 جمال غانم زهران،السكريتارية و الإدارة المكتبية،دار الجيل،1997،ص682

نادر أحمد أبو شيخة،مرجع سبق ذكره،ص 221  .1

نادر أحمد أبو شيخة،مرجع سبق ذكره،ص2231

أزيد منير عبون، فن الإدارة بالاتصال، الأردن، دط،1997،ص ص 98-1011

نادر أحمد أبو شيخة،مرجع سبق ذكره،ص ص 59-611

*أنظر في نظام إدارة المجالس واللجان برو على البريد info@parmagh.com من قبل بن سامي رئيس التحرير وللتواصل فإن البرنامج متوفر في متجر البرامج باسم لجان برو لكل من أجهزة الإيفون والإيباد والتطبيق يجب ربطه مع خادم server لمزيد من الإطلاع على الملفات في هذا الرابط أو التواصل  مع الشركة المطورة: documents /ligan pro //ligan_ pro brochure1. pdf